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Digitaler Rechtsverkehr - in der Kempener Verwaltung bereits umgesetzt

Mitteilung vom 03.05.2021

Während die kommunalen Spitzenverbände und die Landesregierung Mitte März mit Informationskampagnen auf die Rechtspflicht zum elektronischen Rechtsverkehr ab dem 01.01.2022 hingewiesen haben, war die Einführung in der Kempener Verwaltung, federführend im Rechtsamt der Stadt, bereits weitgehend abgeschlossen.

In Kempen gehört bereits heute Papierkommunikation des Rechtsamtes und mit dem Rechtsamt der Stadt Kempen der Vergangenheit an und ressourcenintensive Emailkommunikation zwischen Rechtsamt und den internen Fachämtern mit Mehrfachversand von Dateianhängen wird zunehmend zum Auslaufmodell. Durch rein digitale Aktenhaltung und -bearbeitung sowie Einrichtung und Integration des besonderen elektronischen Behördenpostfaches sowie der eVergabe in rein digitale Verwaltungsabläufe ist das Rechtsamt der Stadt Kempen vollständig tele- und homeofficefähig und gleichzeitig bereits jetzt vollständig auf den elektronischen Rechtsverkehr vorbereitet.

Hierzu mussten nach Auskunft des Rechtsamtsleiters Dr. Tillmanns einschneidende Veränderungen der Arbeits- und Verfahrensabläufe erfolgen. „Ohne einheitliche, standardisierte Aktenführung ist keine Digitalisierung und elektronische Aktenführung möglich.“ Dies wurde bereits seit dem Amtsantritt des heutigen Rechtsamtsleiters am 01.01.2020 auf Grundlage der KGSt-Aktenpläne umgesetzt. Anschließend war eine Reihe technischer Verfahren einzuführen:

Anfang 2020 wurde das Vergabewesen mit Einführung des AI-Vergabemanagers über das Deutsche Ausschreibungsblatt auf reine eVergabe umgestellt. Dieses Verfahren hatte Dr. Tillmanns bereits 2009/2010 für das Kommunale Rechenzentrum Niederrhein (KRZN) getestet, wo es daraufhin über einen Rahmenvertrag als Standardvergabesoftware für das gesamte Rechenzentrumsgebiet etabliert wurde, und nach Einführung in Tönisvorst im Jahr 2011 ab Frühjahr 2015 erstmalig im Kreisgebiet in der zentralen Ausschreibungsstelle der Stadt Tönisvorst – als Vorläuferin der heutigen zentralen Vergabestelle des Kreises Viersen –zur Einführung der reinen eVergabe genutzt.

Kurz darauf wurde im Mai 2020 zur rein digitalen Aktenhaltung und –führung des Rechtsamtes die Rechtsanwaltssoftware Advoware eingeführt, die über eine datenschutzkonforme, hochverschlüsselte Web-Schnittstelle eine Zusammenarbeit „in der digitalen Akte“ mit internen Fachämtern und zur Ausbildung dem Rechtsamt zugewiesenen Rechtspraktikant*innen und Rechtsreferendar*innen ermöglicht und gleichzeitig Schnittstellen zum elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) und damit auch zum besonderen elektronischen Behördenpostfach (beBPo) bietet. Grundlage dieser Einführung war die erfolgreiche Testung und Einführung der Software und des beBPo durch Dr. Tillmanns im Justitiariat der Stadt Moers in den Jahren 2018/2019.

Parallel hierzu wurde die Kommunikation mit der Kommunalhaftpflichtversicherung und der Vermögenseigenschadenversicherung auf eine ebenfalls datenschutzkonforme, hochverschlüsselte Web-Schnittstelle umgestellt, sodass auch hinsichtlich der Schadensachbearbeitung ungesicherte Faxkommunikation sowie langsame Postwege vermieden werden.

Schließlich konnten im Januar 2021 die sogenannte Onlineakte, d.h. die vorgenannte Web-Schnittstelle der Rechtsamtssoftware, sowie das beBPo für die Kommunikation mit Gerichten, anderen Behörden sowie externen Rechtsanwälten in Betrieb genommen werden.

Ausruhen möchte man sich auf dem bereits Erreichten aber nicht, wie Dr. Tillmanns weiter mitteilt: „Als nächste Schritte sind nun die Einführung eines rein digitalen, technikbasierten Vertragsmanagements einschließlich Behandlung der Prüfung von Tatbeständen nach § 2b UStG sowie eines entsprechenden digitalen Workflows für die Prüfung von EU-Beihilfenrechtstatbeständen vorgesehen.“

Ihre Ansprechpartner:

Ralf Tillmanns
Telefon: 0 21 52 / 917-3005

Anschrift

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