Amtliche Beglaubigung von Abschriften und Fotokopien

Bestätigung der Übereinstimmung einer Kopie / Abschrift mit einem Original durch einen Beglaubigungsvermerk. Die so beglaubigte Kopie/Abschrift kann an die Stelle des Originals treten.

Eine amtliche Beglaubigung ist nicht zulässig, wenn durch Rechtsvorschrift eine öffentliche Beglaubigung vorgeschrieben ist, zum Beispiel bei Grundstücksgeschäften. Eine öffentliche Beglaubigung wird in der Regel durch einen Notar vorgenommen.

Voraussetzungen

Eine amtliche Beglaubigung (nicht zu verwechseln mit einer öffentlichen Beglaubigung) ist nicht in allen Fällen zulässig. Die Zulässigkeit ist in der Regel gegeben, wenn das Original des Schriftstückes von einer deutschen Behörde ausgestellt wurde oder die Abschrift oder Kopie zur Vorlage bei einer deutschen Behörde benötigt wird (§ 33 Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen Gesetzessammlung des Innenministerium NRW) und sofern nicht durch Rechtsvorschrift die Erteilung beglaubigter Abschriften anderen Behörden ausschließlich vorbehalten ist.

Maßgeblich ist der Behördenbegriff des Verwaltungsverfahrensgesetzes.

Nicht beglaubigt werden unter anderem:

• Personenstandsurkunden - diese sind beim zuständigen Standesamt anzufordern
• Für Rentenzwecke kann durch das Rentenamt ein Übereinstimmungsvermerk auf der Kopie angebracht werden (keine Beglaubigung).
• Führerscheine und Nationalpässe. Hier darf der Effekt, dass die Kopie an die Stelle des Originals tritt, gerade nicht eintreten.
• Abschriften und Kopien, wenn der Zusammenhang eines aus mehreren Blättern bestehenden Schriftstückes aufgehoben ist. (Die Beglaubigung eines Auszuges ist hingegen unter ausdrücklichem Hinweis hierauf zulässig.)
• Da die Zulässigkeit der amtlichen Beglaubigung im Wesentlichen vom (Rechts-)Charakter des Originals abhängt, bedarf es der Kenntnis seines Inhaltes. Dies schließt die Beglaubigung fremdsprachiger Schriftstücke grundsätzlich aus.

Beglaubigungen sind also nicht möglich für private Schriftstücke, die privat verwendet werden sollen. Hier empfiehlt sich die Beglaubigung durch einen Notar.

Zur Beglaubigung eines Dokuments ist in jedem Fall das Original vorzulegen.

Falls die Kopie eines deutschen Ausweisdokumentes beglaubigt werden soll, legen Sie bitte als Nachweis z. B. das Anforderungsschreiben der Behörde, der Bundesrepublik Deutschland-Finanzagentur GmbH, der Bank oder der Versicherung vor.

Es wird eine Gebühr von 2 Euro je Seite erhoben. In besonderen Fällen ist eine Gebühren-Reduzierung möglich.

 

Amtliche Beglaubigung von Unterschriften

Amtliche Bestätigung der Unterschriftsleistung unter ein Schriftstück zum Beweis ihrer Echtheit. Die Unterschrift ist in Gegenwart der oder des beglaubigenden Bediensteten durch die unterschriftsleistende Person zu vollziehen oder von dieser anzuerkennen.

Voraussetzungen

Die Beglaubigung einer Unterschrift durch die Meldebehörde ist nicht in allen Fällen zulässig. Sie ist dann zulässig, wenn das unterzeichnete Schriftstück zur Vorlage bei einer (deutschen) Behörde oder einer sonstigen Stelle, der auf Grund einer Rechtsvorschrift das unterzeichnete Schriftstück vorzulegen ist, benötigt wird (§ 34 Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen Gesetzessammlung des Innenministerium NRW).

Nicht beglaubigt werden

• Unterschriften, die nicht zur Vorlage bei einer Behörde oder bei einer sonstigen Stelle, der auf Grund einer Rechtsvorschrift das unterzeichnete Schriftstück vorzulegen ist, benötigt werden
• Unterschriften, die nach § 129 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) der öffentlichen Beglaubigung bedürfen (zum Beispiel Ausschlagung einer Erbschaft oder in Grundstücksangelegenheiten)
• Unterschriften ohne zugehörigen Text

Erforderliche Unterlagen

• Amtlicher Lichtbildausweis
• das Schriftstück, auf dem die Unterschrift zu beglaubigen ist

Es wird eine Gebühr von 1,50 Euro erhoben. In besonderen Fällen ist eine Gebühren-Reduzierung möglich.

Muss für die Beglaubigung erst noch eine Kopie erstellt werden, werden hierfür 50 Cent je Kopie berechnet.